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Das Programm

Mit dem Programm Connected Services hat sich die Universität Freiburg ambitionierte Ziele gesetzt: die Modernisierung administrativer Strukturen über die gesamte Universität hinweg, verbesserte Zusammenarbeit, effizientere Prozesse, deren Digitalisierung – das Programm zielt darauf ab, die Verwaltung an der Universität sowohl zentral als auch dezentral zu optimieren, zu verschlanken und zukunftsfest aufzustellen.

Wir haben Veränderungsprozesse in Administration und Technik zusammengeführt, die entweder bereits laufen oder durch bereits vorliegende Analysen, Evaluationen oder (MitarbeiterInnen-)Befragungen nahegelegt werden, und in der folgenden Liste aufbereitet (farblich markiert sind diejenigen Bereiche, in denen Connected Services-Aktivitäten bereits entfaltet werden):

 

Stand: 22.06.2020  
Themenbereich Code Projektname
1. Agile Verwaltung 1.1 Projekt-, Prozess- und Change Management einrichten
  1.2 Interne Kommunikation einrichten
  1.3 Weitere Möglichkeiten zum informellen Austausch schaffen
  1.4 Bildung von Projektteams ermöglichen und fördern
  1.5 QM-System für die ZUV konzipieren und einführen
  1.6 Strukturiertes Wissensmanagement für zentrale u. dezentrale Stellen aufbauen
2. Organisation 2.1 Integrierten Planungs- und Finanzsteuerungsprozess einführen
  2.2 Aufbauorganisation der ZUV überarbeiten
  2.3 Dezentrale Strukturen überprüfen und ggf. überarbeiten
  2.4 Aufgabenanalyse und -kritik einführen
  2.5 Digitalen GVP auf Grundlage von Aufgaben einführen
  2.6 Personalbedarfsermittlung einführen
3. Service 3.1 Erreichbarkeit von Services verbessern und vereinheitlichen
  3.2 Serviceinformationen optimieren, Transparenz von Bearbeitungsständen verbessern
  3.3 Einheitliche, strukturierte Übergabe an Prozessschnitstellen einführen
4. Human Recource Management 4.1 HRM-Konzept entwickeln
  4.2 Personalsteuerungsprozess weiterentwickeln
  4.3 Überarbeitung von HR-Prozessen
  4.3.1 Digitalisierte Beantragung von Dienstreisen
  4.3.2 Online-Bewerbung
  4.3.3 Digitalisierung der Abwesenheitsverwaltung
  4.3.4 Digitalisierte Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit
  4.4 System zur Stellenbewertung und Hinterlegung mit Personalressourcen entwickeln
  4.5 Stellenbesetzungsverfahren und Onboarding optimieren
5. Finanzen 5.1 Finanzsteuerungsprozess weiterentwickeln
  5.2 E-Rechnung konzipieren und einführen
  5.3 Überarbeitung von Finanzprozessen (insb. Ausschöpfung digitaler Möglichkeiten)
  5.3.1 Drittmitteladministration
  5.3.2 SAP-Prozesse
6. Strategie, Führung und Governance 6.1 Gesamt-ZUV-Strategie etablieren und regelmäßig ableiten
  6.2 Führungskräfteentwicklung überarbeiten und ausweiten
  6.3 Grundsätze der Zusammenarbeit definieren
  6.4 Strategie-Klausur des Rektorats mit zweiter Führungsebene konzipieren
  6.5 Strategieprozess überarbeiten
  6.6 Management-Informations-System konzipieren und betreiben
7. Infrastruktur und bauliche Entwicklung 7.1 Organisation und Zusammenarbeit optimieren
  7.2 Flächen- und Gebäudemanagement: Konzept zur Bündelung von Nutzflächen
  7.3 Überarbeitung von Prozessen im Bereich Infrastruktur und bauliche Entwicklung
  7.3.1 Schlüsselausgabe
  7.3.2 Umzüge
  7.4 Computer Aided Facility Management (CAFM) flächendeckend einführen
  7.5 Digitale Schließverwaltung sukzessive einführen
8. Studium und Lehre 8.1 Überarbeitung der Prozesse (insb. Zusammenspiel zentral/dezentral und HISinOne)
9. IT und Digitalisierung 9.1 Digitalisierungs- und IT-Strategie
  9.2 Etablierung eines Demand-Supply-Modells zwischen ZUV und RZ
  9.3 Universitätsweites Dokumenten-Management-System konzipieren und einführen
  9.4 Identity Management überarbeiten
  9.5 Digiales-Workflow-Management-System für die ZUV betreiben und weiterentwickeln
10. Internationalisierung 10.1 Stukturen überprüfen und optimieren
  10.2 Inhaltliches Konzept zu Service und internationalen Gesichtspunkten entwickeln und umsetzen

 

Auf diesen Seiten haben Sie die Möglichkeit, sich kontinuierlich über neue Initiativen, den Fortgang und die Ergebnisse der laufenden Veränderungsprozesse und über Beteiligungsmöglichkeiten zu informieren. Selbstverständlich halten wir Sie auch über andere Kanäle wie beispielsweise die universitären Publikationen oder die Uni-Homepage auf dem Laufenden. Wir halten Sie außerdem über einen E-Mail-Newsletter auf dem Laufenden, den Sie sich als Mitglied der Universität Freiburg über myAccount abonnieren können.

Dabei ist klar: Nur in einem universitätsweiten Prozess mit der Beteiligung aus allen Bereichen der Universität können wir adäquate Lösungen und Konzepte entwickeln. Die Connected Services setzen auf den Elan und die Kreativität der Universitätsmitglieder, insbesondere der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den administrativen Bereichen; er ist für das Projekt und seinen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Deshalb haben wir ein Schema zur Strukturierung von Veränderungsprozessen entwickelt. Es ist so konzipiert, dass es von allen Organisationseinheiten – sowohl zentral als auch dezentral – angewendet werden kann. Die Connected Services bilden einen Rahmen, um solche Initiativen zu unterstützen, einen Austausch zu ermöglichen und für eine Koordination zu sorgen. Schluss mit dem gleichzeitigen und unverbundenen Klein-Klein an zu vielen Stellen; die Connected Services eröffnen die Möglichkeit, die großen Herausforderungen gemeinsam und strukturiert anzugehen.

Für Ihre Vorschläge, Anregungen und Initiativen haben wir stets ein offenes Ohr. Sprechen Sie die Programmleitung jederzeit an.