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Analyse der Geschäftsprozesse

Der Begriff „Geschäftsprozesse“ umfasst die alltäglichen Abläufe der Verwaltung. Ein Geschäftsprozess beinhaltet alle Tätigkeiten, die in einer bestimmten Reihenfolge, von bestimmten Personen bzw. Personengruppen unter Beachtung bestimmter Vorgaben wie Gesetzen, Verordnungen, Regelungen etc. und unter Zuhilfenahme bestimmter Hilfsmittel wie Formularen, Computerprogrammen, Telefonaten usw. abgearbeitet werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.

Im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse werden diese Abläufe grafisch dargestellt und betrachtet. Dabei geht es nicht um die einzelnen Tätigkeiten, sondern um den gesamten Ablauf inklusive seiner Umgebung. Das heißt, berücksichtigt werden auch die beteiligten Personen, die genutzte Hard- und Software, ein- und ausgehende Dokumente sowie Informationen usw. Ziel ist es, Transparenz über die einzelnen Abläufe für alle Beteiligten zu schaffen und auf dieser Grundlage gemeinsam Optimierungspotentiale herauszuarbeiten. Ein wesentlicher Punkt der Geschäftsprozessanalyse ist die Perspektive derjenigen, auf welche die erbrachte Dienstleistung abzielt – in diesem Fall die Studierenden, die Lehrenden und die Verwaltungseinheiten in den Fakultäten und der zentralen Verwaltung.